檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。
一、檔案是機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)
檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機(jī)關(guān)工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實(shí)踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯。
二、檔案是宣傳教育的生動素材
近年來，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)；各機(jī)關(guān)、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。
鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，特別是應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1、要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌；2、要忠于和熱愛檔案事業(yè)；3、要具備全心全意為人民服務(wù)的精神；4要有良好的保密習(xí)慣；5、要樹立高度的法制意識和觀念。同時更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻(xiàn)。
三、對于檔案管理人員素質(zhì)要求
檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。
電子計算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。
計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。
運(yùn)用計算機(jī)管理檔案工作，須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。
檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹立高度的工作責(zé)任心，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。
檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計算機(jī)管理，豐富科技信息資源，推動科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計算機(jī)管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。
一、檔案是機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)
檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機(jī)關(guān)工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實(shí)踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯。
二、檔案是宣傳教育的生動素材
近年來，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)；各機(jī)關(guān)、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。
鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，特別是應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1、要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌；2、要忠于和熱愛檔案事業(yè)；3、要具備全心全意為人民服務(wù)的精神；4要有良好的保密習(xí)慣；5、要樹立高度的法制意識和觀念。同時更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻(xiàn)。
三、對于檔案管理人員素質(zhì)要求
檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。
電子計算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。
計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。
運(yùn)用計算機(jī)管理檔案工作，須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。
檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹立高度的工作責(zé)任心，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。
檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計算機(jī)管理，豐富科技信息資源，推動科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計算機(jī)管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。
